Seperti yang telah saya jelaskan diartikel sebelumnya, bahwa manajemen itu ada untuk mengatur.
Mengatur apa? Ya mengatur apapun yang perlu diatur. Simple, manajemen itu bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.
Contoh sederhananya adalah manajemen file dan folder komputer.
Orang kalau sudah terbiasa membuat manajemen, maka ia tidak akan nyaman jika apapun yang disekitarnya itu berantakan.
Karena, inti dari manajemen adalah supaya kita mudah untuk mengelolanya. Jika file/folder berarti kita mudah untuk mencari folder atau file tersebut ketika dibutuhkan.
Jadi, fungsi dan peranan manajemen adalah sebagai hal-hal dasar yang harus ada dan melekat dalam suatu manajemen yang dijadikan patokan atau tolak ukur bagi seorang manajer (orang yang mengelola manajemen) supaya dalam pelaksanaan tugasnya dapat melakukan tugas dan tujuan manajemen yaitu perencanaan (planning), organisir (organize), koordinasi dan fungsi pengendalian manajemen dengan lebih optimal.
Dalam teorinya ada 5 fungsi dan peran utama manajemen, yaitu :
Konten:
1. Planning (Perencanaan)
Seperti diagram diatas, yang pertama dan utama adalah fungsi planning. Mengapa ini menjadi sangat penting? Karena fungsi planning adalah aktivitas untuk menyusun, merencanakan apa yang menjadi tujuan perusahaan serta bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan atau planning dilakukan pada awal pembentukan perusahaan, seperti definisi diatas. Planning penting dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan. Mengapa menetapkan tujuan itu menjadi penting? Karena tanpa adanya tujuan yang jelas, maka aktivitas perusahaan juga tidak akan meningkat.
Ibarat, jika tidak ada yang dikejar maka orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut hanya melakukan kewajiban saja, yang penting dibayar.
Tidak ada upaya untuk meningkatkan performa perusahaan. Dan alhasil, pencapaian perusahaan akan stagnan, bahkan menurun.
Nah, dalam proses planning inilah ditentukan tujuan perusahaan/organisasi secara menyeluruh, serta upaya-upaya terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
Disinilah peran pemimpin/manager diperlukan. Manager harus bisa mengevaluasi langkah-langkah strategis yang dipilih untuk mencapai tujuan tersebut.
Baca : 44 Ide Peluang Bisnis Online yang Menjanjikan
Hal ini sangat penting, karena jika perusahaan memilih langkah yang salah maka akan sangat sulit bahkan bisa gagal dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Jadi intinya perencanaan manajemen itu sangat penting dilakukan diawal pembentukan organisasi atau perusahaan, karena fungsi yang lain tidak akan berfungsi tanpa ada perencanaan yang matang.
2. Organizing (Mengorganisasi)
Fungsi ini berguna untuk mengorganisasi/mengatur orang-orang yang ada dalam organisasi/perusahaan tersebut. Supaya, mereka dapat menjalankan peran dan fungsinya masing-masing dengan maksimal.
Istilah kerennya adalah the right man at the right place.
3. Staffing (Penempatan)
Tidak jauh berbeda dengan organizing, staffing ini lebih luas. Kalau organizing lebih ke memanajemen sumber daya manusia sedangkan staffing lebih ke sumber daya secara umum.
Misalkan, peralatan dan inventaris yang dimiliki.
4. Coordinating (Mengkoordinasi)
Coordinating ialah fungsi yang bertujuan untuk meningkatkan efisensi dan efektifitas kinerja, membuat suasana dalam lingkungan kerja menjadi dinamis, sehat, nyaman, dll.
Fungsi ini diemban ditangan manajer, jadi manajer memiliki fungsi utama untuk mengkoordinasi bawahannya supaya dapat meningkatkan performa kerja masing-masing.
5. Controlling (Mengontrol)
Ini adalah fungsi terakhir manajemen, setelah semuanya dilakukan maka langkah terakhir adalah mengontrolnya. Dalam fungsi ini terdapat elemen-elemen penting, misalkan evaluasi dan pembuatan kebijakan baru.
Fungsi controlling ini penting, supaya kinerja orang-orang didalamnya tidak menurun minimal standard kalau bisa ya meningkat.
Dalam tahap ini seorang manajer dituntut peran aktifnya untuk melakukan pengawasan terhadap setiap elemen sumber daya yang ada, manajer harus memastikan setiap orang terorganisasi dengan baik tanpa adanya kesalahan atau penyimpangan yang terlalu jauh, jika ada penyimpangan maka manajer akan memberikan koreksi terhadap kesalahan tersebut.
Selain itu juga klasifikasi terhadap pembagian tugas sumber daya penting dilakukan, supaya manajer tidak terlalu mendominasi dalam sebuah grup.
Jika hanya satu orang saja yang mendominasi maka organisasi akan sangat sulit berkembang. Dalam melakukan fungsi pengawasan, hal-hal yang perlu di perhatikan adalah :
- Routing, manajer harus memastikan setiap orang berada pada jalur yang telah ditentukan dengan resiko kesalahan minimum.
- Scheduling, memberikan jadwal terhadap deadline pekerjaan yang harus diselesaikan.
- Dispatching, manajer harus bisa memberikan perintah dan dorongan terhadap yang dipimpinnya supaya bisa menjalankan pekerjaannya dengan benar dan tepat waktu.
- Follow up, manajer harus aktif melakukan evaluasi berkala dan memberikan solusi jika terjadi deadlock terhadap pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Hal ini dilakukan supaya meminimalisir terjadinya kesalahan.
Selain itu menurut T. Hani Handoko, suatu manajemen perlu dilakukan dengan 3 alasan berikut:
- Supaya tujuan organisasi atau pribadi bisa dicapai,
- Menjaga balancing atau keseimbangan antara tujuan, goal maupun kegiatan yang bisa saling bertentangan dari pihak berkepentingan dalam suatu organisasi,
- Supaya proses kerja suatu organisasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
