Yang pertama dan utama adalah fungsi planning.
Mengapa ini menjadi sangat penting? Karena fungsi planning adalah aktivitas untuk menyusun, merencanakan apa yang menjadi tujuan perusahaan serta bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan atau planning dilakukan pada awal pembentukan perusahaan, seperti definisi diatas. Planning penting dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan.
Konten:
Mengapa menetapkan tujuan itu menjadi penting?
Karena tanpa adanya tujuan yang jelas, maka aktivitas perusahaan juga tidak akan meningkat.
Ibarat, jika tidak ada yang dikejar maka orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut hanya melakukan kewajiban saja, yang penting dibayar. Tidak ada upaya untuk meningkatkan performa perusahaan. Dan alhasil, pencapaian perusahaan akan stagnan, bahkan menurun.
Nah, dalam proses planning inilah ditentukan tujuan perusahaan/organisasi secara menyeluruh, serta upaya-upaya terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Disinilah peran pemimpin/manager diperlukan. Manager harus bisa mengevaluasi langkah-langkah strategis yang dipilih untuk mencapai tujuan tersebut.
Baca : 44 Ide Peluang Bisnis Online yang Menjanjikan
Hal ini sangat penting, karena jika perusahaan memilih langkah yang salah maka akan sangat sulit bahkan bisa gagal dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Jadi intinya perencanaan manajemen itu sangat penting dilakukan diawal pembentukan organisasi atau perusahaan, karena fungsi yang lain tidak akan berfungsi tanpa ada perencanaan yang matang.
Aktifitas Fungsi Perencanaan (Planning)
Dalam pelaksanaan ada 4 macam aktifitas yang dilakukan dalam fungsi perencanaan :
- Menetapkan visi misi perusahaan/organisasi. Visi misi ini berisi gagasan, atau tujuan yang ingin perusahaan capai dalam kurun waktu tertentu.
- Setelah tujuan ditetapkan, langkah selanjutnya menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut.
- Setelah cara-caranya direncanakan, kemudian menyusun dan menentukan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan rancangan tersebut.
- Terakhir menetapkan standard kesuksesan. Ini penting, karena jika tidak ditetapkan standard yang jelas maka kita tidak bisa menilai apakah ini sudah tercapai apa belum.
Aktifitas perencanaan juga bisa dikatakan sebagai proses fungsi perencanaan. karena 4 hal itu harus dilalui untuk membuat sebuah perencanaan yang matang.
Pembagian Perencanaan Manajemen
Dalam tahap ini, planning bisa dibagi menjadi tiga dari beberapa sudut pandang tingkatan manajemen. Yaitu :
- Top Level Planning (Perencanaan Tingkat Atas). Dalam tahap teratas ini, perencanaan yang dilakukan bersifat strategis, seperti memberikan arahan/petunjuk umum, merumuskan tujuan, pengambilan keputusan dan memberikan arahan untuk melakukan kerja yang efisien. Pada tahap ini bersifat menyeluruh, serta dilakukan untuk menentukan target jangka panjang.
- Middle Level Planning (Perencanaan Tingkat Menengah), pada tahap ini perencanaan lebih bersifat administratif. Atau lebih detail, seperti menentukan cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Low Level Planning (Perencanaan Tingkat Bawah), dalam tahap ini lebih bersifat ke operasional (pelaksanaan). Yang meliputi tanggaung jawab oleh manajer lapangan.
Syarat-syarat Perencanaan yang Baik
Untuk menghasilkan perencanaan yang baik dan efisien tentunya harus ada beberapa syarat yang wajib dipenuhi, antara lain :
- Tujuannya harus spesifik dan jelas, tidak bertele-tele.
- Singkat, padat, jelas dan sederhana. Hal ini diperlukan supaya tidak terlalu sulit dalam menjalankannya. (Berkaitan dengan syarat awal, yaitu spesifik dan jelas)
- Berisi analisa terhadap pekerjaan yang harus dilaksanakan
- Tanggung jawab dengan tujuan harus seimbang dan selaras pada setiap bagiannya
- Mempunyai kesan bahwa sumber daya yang diperlukan itu ada dan siap untuk digunakan. Jika belum, maka persiapkan terlebih dahulu.
Manfaat Membuat Perencanaan
Manfaat dari planning tentu banyak sekali. Manfaat yang paling terasa adalah keteraturan saat mengeksekusinya, jadi lebih jelas dan terarah.
Lebih jelasnya berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh setelah membuat perencanaan untuk kemajuan perusahaan atau organisasi :
- Mensingkronkan antar unit devisi pada saat pelaksanaan, serta mengorganisasikan ke arah tujuan yang sama.
- Dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin akan dilakukan.
- Pengawasan lebih mudah dilakukan.
- Mempunya dasar penilaiaian, apakah yang dilakukan itu sudah mencapai target apa belum.
Baca : 28 Peluang Bisnis Rumahan dengan Modal Kecil
Nah, saya rasa sudah cukup ya untuk pembahasan fungsi manajemen yang pertama yaitu perencanaan. Kita lanjut ke perencanaan kedua yaitu organizing.
