Apa yang terlintas dalam pikiran kamu saat mendengar kata manajemen perkantoran?
Hal pertama yang mungkin terlintas yaitu berkaitan dengan mengatur semua hal yang diperlukan untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut.
Dalam pelaksanaannya, sebuah manajemen selalu memiliki subjek dan objek untuk mencapai tujuan yang sudah ditargetkan.
Peran subjek sebagai orang yang mengatur, sementara objek adalah yang diatur dengan aturan yang sudah ditetapkan.
Lalu apa definisi manajemen sebenarnya?
Konten:
Apa Pengertian Manajemen Perkantoran?
Secara etimologi atau bahasa, kata manajemen dalam bahasa Perancis kuno ‘ménagement’ yang berarti seni dalam mengatur dan melaksanakan.
Sedangkan dalam bahasa Italia ‘menaggiare’ yang berarti mengendalikan.
Sementara dalam bahasa Inggris dari kata kerja ‘manage’ yang berarti mengurus, mengatur, mengelola, dan menangani. Istilah manajemen juga serapan dari kata ‘management’ yang berasal dari bahasa Inggris.
Sehingga, manajemen perkantoran adalah seni untuk mengatur segala sesuatu yang ada di kantor, mulai dari karyawan, job desc, dan segala sumber daya yang dimiliki.
Sumber daya ini misalnya: aset bangunan, peralatan kantor, dll.
Bagaimana Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Ahli?
Selain arti manajemen secara etimologi, beberapa orang yang ahli dalam ilmu manajemen juga memberikan pendapatnya terkait pengertian dari bidang manajemen ini.
1. Manajemen Perkantoran Menurut The Liang Gie
Merupakan sebuah unsur rangkaian perbuatan untuk menggerakkan karyawan serta mengarahkan segala fasilitas kerja. Sehingga semua tujuan organisasi benar-benar bisa tercapai.
2. Manajemen Perkantoran Menurut Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, manajemen perkantoran memiliki pengertian sebagai komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.
3. Manajemen Perkantoran Menurut Hal Nourse
Hal Nourse berpendapat bahwa manajemen perkantoran tidak melulu tentang fungsi pelayanan perkantoran.
Selain itu juga berkaitan dengan berbagai bidang yang berhubungan dengan kontrol fungsional serta pengarahan administratif yang seringkali menggunakan media kertas.
4. Manajemen Perkantoran Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson
Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. Nantinya pekerjaan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
5. Manajemen Perkantoran Menurut Riffi Siddiq
Selalu memperhatikan fungsi-fungsi manajemen yang berhubungan dengan pekerjaan perkantoran yang mana telah ditentukan sejak awal.
Apa Saja Aspek Manajemen Perkantoran?
Dalam menjalankan suatu manajemen kantor, terdapat beberapa aspek penting yang mendukung jalannya proses manajemen tersebut.
Menurut H. Mac Donald, terdapat 6 aspek yang harus ada dalam manajemen kantor seperti:
- Kepegawaian kantor (office personel),
- Metode perkantoran (office methods),
- Perlengkapan kantor (office equipment),
- Faktor-faktor fisik dalam kantor (physical factor),
- Biaya perkantoran (office costs) dan
- Kebijakan perkantoran (office polices).
Setiap aspek tersebut memiliki perannya masing-masing dan tidak dapat dipisahkan antara satu dengan lainnya.
Misalnya, kinerja semua pegawai kantor tidak akan maksimal tanpa perlengkapan kantor.
Begitupun dengan perlengkapan kantor yang memerlukan biaya tertentu untuk membelinya.
Maka dari itu, setiap aspek ini saling mendukung satu sama lain sehingga tujuan atau target yang sudah direncanakan sebelumnya dapat tercapai sesuai prediksi.
Apa Tujuan Manajemen Perkantoran?
Sementara itu, manajemen ini juga mempunyai tujuan mengapa harus diterapkan dalam aktivitas perkantoran.
Menurut GR Terry, setidaknya ada 5 tujuan dari manajemen kantor yaitu memberikan keterangan atau informasi apapun yang dibutuhkan oleh pihak kantor, memberikan catatan dan laporan dengan biaya yang sesuai.
Membantu pihak kantor tetap konsisten dengan visi dan misi, memberikan pekerjaan atau pelayanan tata usaha dengan lebih efektif kepada mitra kerja kantor.
Dan terakhir memberikan kemudahan untuk membuat catatan yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ada Berapa Fungsi Manajemen Perkantoran?
Secara umum terdapat beberapa fungsi dari adanya manajemen perkantoran.
Diantaranya yaitu:
1. Planning
Fungsi planning memudahkan pihak kantor tahap dalam menentukan tujuan apa yang ingin dicapai dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
Rencana yang dibuat harus seimbang dengan sumber daya yang ada, rasional untuk mencapai tujuan kantor dan fleksibel dengan kondisi kantor.
2. Organizing
Fungsi organizing atau pengorganisasian berperan memberikan kemudahan pihak kantor untuk melakukan pengawasan, membagi tugas-tugas yang dikerjakan, dan siapa penanggung jawabnya.
Selain itu, fungsi ini membantu kantor untuk memiliki struktur kerja yang jelas dan terstruktur.
3. Commanding
Fungsi commanding atau pengarahan berperan memberikan bimbingan, instruksi yang jelas, saran dan motivasi kepada pekerja kantor. Sehingga tugas yang sudah diberikan dapat dijalankan dengan efektif dan efisien.
4. Controlling
Fungsi controlling atau pengawasan berperan untuk mengawasi semua aktivitas pekerjaan kantor dan penggunaan sumber daya dapat berjalan sesuai dengan rencana awal. Sehingga tujuan yang sudah ditetapkan dapat tercapai tepat waktu.
Demikianlah artikel tentang manajemen perkantoran yang mencakup pembahasan mulai dari pengertian, aspek, tujuan, dan fungsi manajemen.
Setelah membaca artikel ini, kamu akan mengetahui bahwa peran manajemen kantor sangat penting dimana membantu pihak kantor untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Semoga bermanfaat!